Заказчик. ЗАО «Концерн «АйсРоос» успешно работает на рынке коммерческой недвижимости городского округа Домодедово Московской области с 1990 года. Основное направление деятельности – комплексное управление и эксплуатация объектов коммерческой недвижимости (проектирование, строительство, развитие, продвижение).
ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ:
— организация и развитие объектов торговли и офисных центров
— разработка концепций развития и продвижение объектов коммерческой недвижимости
— сдача площадей в аренду
— техническое обслуживание
Масштаб проекта. 20 пользователей и более 50 сотрудников
Задачи.
- Управление сдачей в аренду собственных помещений, включая ведение карточки клиента, учет свободных площадей.
- Управление взаимоотношениями с клиентом, сделать продажи прозрачными.
- Автоматическое формирование финансовой отчетности по компании с учетом затрат на содержание помещений и строительство новых зданий.
- Ведение регламентированного учета, сдача отчетности.
В рамках автоматизации был осуществлен переход с конфигурации 1С:Бухглатерия 8 , 1С:Зарплата и управление персоналом 8, структурированных файлов для подготовки управленческой отчетности определенного набора Excel файлов в программный продукт 1С:Аренда и управление недвижимостью 8 (на базе 1С:Управление производственным предприятием)
В рамках внедрения, помимо выполнения нашими специалистами работ по переносу информации и остатков из прежних учетных решений, мы разработали структуру справочной информации для учета арендуемых площадей, помогли подготовить и внести данную информацию “с нуля”.
Учитывая методику работы на предприятии по учету клиентов, сдачи и бронировании помещений в аренду наши специалисты разработали бизнес процессы которые позволили автоматизировать работу компании в части поиска и продаж. Основной момент заключается в том, что при сдаче в аренду требуется определенные согласования с рядом отделов в заданные сроки. Учет по бизнес процессу позволил это реализовать. А возможность фиксировать телефонные звонки на каждом этапе позволила не только определить слабые стороны но и улучшить качество взаимодействия с клиентом.
Таким образом в компании была единая централизованная база по учету свободных площадей, процесс по аренде стал прозрачным и управляемым.
Так же при сведений всех данных из прежних систем мы разработали регламенты по закрытию регламентированного учета, что позволило решить задачу своевременной подготовки финансовой отчетности.
Теперь заказчик мог ежедневно получать нужные ему отчеты, контролировать бюджеты. А ежемесячно, оперативно и точно получать итоговую финансовую отчетность после операции закрытия регламентированного учета. Это позволило упростить работу финансовой службы которая ранее готовила отчеты вручную.
Результат.
- Прозрачный и контролируемый процесс по сдаче в аренду свободных площадей, график сдачи и автоматическое выставление счетов за обслуживание.
- Учет всех площадей, как свободных так и занятых со всеми необходимыми характеристиками.
- Интеграция с телефонией - фиксация всех телефонных разговоров с клиентами, повышение качества обслуживания.
- Финансовая отчетность по предприятию формируется ежедневно, что дает возможность применять различные решения.
Сроки проекта. 7 месяцев